Tvisten som en affärshändelse

Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (SCC) anordnade igår en väldigt intressant konferens om tvisten som en affärshändelse med värdefulla tips för bolagsjurister om hur de kan agera i en situation där företaget riskerar att hamna i eller redan har påbörjat en tvist.

Tre expertpaneler bestående av Anders Reldén, White & Case, Per Sundin, Hammarskiöld & Co, Natalie Holm, Bombardier, Fredrik Andersson, Mannheimer Swartling, Eric M Runesson, Sandart & Partners, Maria Nisell, Lantmännen, Lena Frånstedt, Lofalk, Nord & Co, Bo G H Nilsson, Lindahl samt Christina Blomkvist, Folksam, diskuterade olika aspekter på bolagsjuristens roll i tvisten och gav konkreta råd om effektivt projektledning, vilka rutiner ett bolag kan implementera samt hur ett bolags interna juristfunktion säkerställer bästa resultat i samarbetet med sina ombud.

Konferensen var uppdelad på tre delar - 1) hanteringen av en potentiell tvist, dvs första stadiet innan tvisten är ett faktum, 2) på väg mot skiljeförfarande - alternativa sätt att lösa tvisten genom medling och förhandling, och 3) hanteringen av själva tvistlösningen med bolagsjuristens respektive advokatens funktion under skiljeförfarandet.

Annette Magnusson, generalsekreterare SCC, inledde konferensen med att tala om tvisten som en kommersiell händelse som påverkar ett företags organisation, budget, kommunikation och blir en inbäddad del i företagens verksamhet, där SCC ser som sin uppgift att tillhandahålla ett effektivt verktyg för att underlätta hanteringen och minska påverkan på affärerna. En kommentar från deltagarna var också att det därför är viktigt att även processjurister "förstår affären", något som annars brukar hänföras främst till transaktionsjurister.

För att helt undvika tvister eller inledningsvis agera på en potentiell tvist på ett sådant sätt att utfallet i den rättsliga processen blir så positivt som möjligt gav den första expertpanelen bl.a. följande konkreta råd till bolagsjurister:

  • Inför rutiner med rapporteringsskyldighet för organisationen för händelser som kan leda till tvister; på så sätt fångas potentiella tvister upp innan de blivit en riktig tvist, reklamationsfrister kan hållas och företaget kan agera på ett sätt som är i linje med argumentationen i en eventuell kommande rättsprocess.
  • Ta för vana att alltid genomföra en "bring-down" med ledningen efter ett genomfört företagsförvärv, dvs gå igenom garantikatalogen och skapa rutiner för garantikrav.
  • Vid eventuell tvist, ta kontroll över kommunikationen och tänk på att allt skriftligt kan bli till bevis i en kommande rättsprocess; säkerställ särskilt att uttalanden i media och på hemsidan stämmer överens med företagets argumentation i tvisten, att alla muntliga möten alltid följs upp med en skriftlig sammanfattning samt att skriftliga invändningar görs mot felaktigheter i motpartens kommunikation.
  • Säkerställ system och rutiner för dokumenthantering; på så sätt undviks att viktig skriftlig eller elektronisk information går förlorad.

Nathalie Holm nämnde särskilt vikten av en hög intern kompetens och värdefulla redskap för tvisthanteringen, såsom checklistor, processtänk (claim management processes) och sannolikhetsbedömningar baserade på faktiska beräkningar och utifrån värdet för företaget.

Om en tvist trots allt inte går att undvika, var några av tipsen från den andra expertpanelen att ta affärsmässiga hänsyn och att inte bara använda de traditionella tvistlösningsmetoderna utan även utreda alternativa möjligheter. Det påpekades särskilt att det för ombud är viktigt att förstå att det inte enbart handlar om juridiken utan att det finns andra företagsmässiga värden att ta hänsyn till. Maria Nisell poängterade att frågor om förlikning alltid bör tas under övervägande och att en potentiell tvist bör presenteras som ett business case för ledningen med interna och externa kostnader, alternativa beslutspunkter och möjlighet att hitta affärsmässiga lösningar istället för att direkt gå till tvist. På fråga till deltagarna varför medling används i så låg grad angavs att det fanns ett behov av mer utbildning och information kring vad ett medlingsförfarande innebär och fördelarna med detta, samt att Advokatsamfundets regler för hur man som ombud får ta betalt kan medföra ett visst ointresse mot det snabba medlingsförfarandet jämfört med en mer tidsomfattande process. Det kunde i vart fall konstateras att medling internationellt sett är mycket mer utbrett än i Sverige.

Om förlikning inte kan uppnås utan företaget väljer att gå in i en tvist är det ett beslut som företaget får leva med länge. Christina Blomqvist i den tredje expertpanelen påpekade därför att det är viktigt inför ett sådant beslut att få organisationen med sig och att få dem att förstå vilka resurser som krävs och under hur lång tid för att driva en process i mål. Bo G H Nilsson poängterade att en tvist via allmän domstol tar flera år och kommer lägga beslag på befattningshavarnas resurser under lång tid. En affärsmässig aspekt inför en tvist är därför för företag att tänka över om man har råd att t.ex. låta sin forskningschef avsätta en tredjedel av sin tid på tvisten och vad som händer om företaget vill säga upp en anställd som underpresterar, men som har en viktig roll i den pågående processen?

En intressant diskussion uppstod även kring frågan om utseende av skiljenämnden. Här påpekade Christina Blomqvist att bolagsjurister har stort förtroende för ombudens rekommendationer och uppmanade därför ombuden att våga satsa på unga, entusiastiska och noggranna personer även om de kan ses som ett lite osäkrare kort och särskilt att våga satsa på kvinnliga skiljemän. Proportionellt sett är andelen kvinnliga skiljemän i Sverige mycket lägre än i andra länder.

Både bolagsjurister och advokater i publiken var överens om att det är viktigt med en tydlig rollfördelning i en tvist. Bolagsjuristen måste äga processen och ha en tydlig projektorganisation internt och vara den som bestämmer vilka personer i företaget som ombudet får tala med, men får ändå inte bli en flaskhals utan måste låta ombudet ha direktkontakt med utsedda nyckelpersoner på företaget. Det bolagsjurister främst önskar från sina ombud är att de agerar stöd och bollplank och bidrar med expertis samt att de har samma utgångspunkt som bolagsjuristen för arbetet, dvs att arbeta på ett kostnadseffektivt sätt för att ge klienten största möjliga värde. Här diskuterades även faktureringsprinciper och att klienter ibland vill detaljstyra ombudens bemanning och arbetsmetoder, vilket bottnar i ett behov av att säkerställa att ombuden verkligen arbetar på det mest kostnadseffektiva sättet.

Annette Magnusson avslutade den mycket givande konferensen med att påpeka hur prispress och ny teknik som möjliggör en helt annan leverans av juridiska tjänster har gjort att saker som ombuden kunde fakturera för för 15 år sedan, idag förväntas ingå utan kostnad. En tydlig uppmaning till deltagarna var att hitta alternativa betalningsmodeller och att knäcka nöten hur man som ombud kan lämna timdebiteringen och istället ta betalt för ett värdeskapande arbete.

Innovation in Arbitration Report På fjolårets Innovation in Arbitration-konferens diskuterades just sådana sätt att använda teknik för att leverera tjänster på nytt sätt samt klienternas önskelista till ombuden, för mer information se "Rapport från Innovation in Arbitration-konferensen"och"Innovation in Arbitration".

Missa inte heller det kommande seminariet om Juristbranschen i förändring den 14 mars, samt VQ Knowledge and Strategy Forum och årets Innovation in Arbitration den 13 respektive 14 november, där intressanta frågor kring framtidens juristtjänster kommer att belysas ur olika perspektiv.

 

Leave a comment to VQ



(Mandatory, but will not be shown in the comment list)



VQ in social media

You are also most welcome to follow us on

Twitter Twitter vqab

LinkedIn LinkedIn Virtual Intelligence VQ

LinkedIn LinkedIn Legal Innovation Group

Facebook Facebook VQ

Blog archive

All VQ blog posts »